Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Webseite callura.de und des Dienstes „Callura" (nachfolgend „Dienst"). Sie richtet sich an Besucher der Webseite, an Bestattungsinstitute, die den Dienst zur Annahme und Bearbeitung von Anrufen nutzen, sowie an Anrufer von Bestattungsinstituten, deren Anrufe über Callura entgegengenommen werden.

Der Dienst nimmt eingehende Telefonate für Bestattungsinstitute entgegen, führt eine strukturierte Erstaufnahme durch und übergibt das Anliegen zusammen mit Transkript und Zusammenfassung an das Institut. Anrufe können besonders sensible Inhalte enthalten (z. B. Sterbefall-Meldungen, Gesundheitsdaten der verstorbenen Person, Religionszugehörigkeit). Diese Daten werden mit besonderer Sorgfalt verarbeitet.

Soweit der Dienst Daten von Anrufern und Hinterbliebenen verarbeitet, erfolgt diese Verarbeitung im Auftrag des jeweiligen Bestattungsinstituts auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Daten ist das jeweilige Bestattungsinstitut. Diese Datenschutzerklärung ergänzt den AVV; sie ersetzt ihn nicht.

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung dieser Webseite und für die eigenen Verarbeitungen im Dienst ist die 0815 Software UG (haftungsbeschränkt) (siehe Abschnitt 3).

Welche Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns aktiv übermitteln (z. B. Account-Daten, Konfigurationen, Support-Anfragen) sowie Daten, die beim Zugriff auf den Dienst automatisch entstehen (z. B. IP-Adresse, Login-Zeitpunkt, Session-Informationen). Im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeiten wir Audio, Transkripte und strukturierte Auswertungen eingehender Anrufe an das jeweilige Bestattungsinstitut. Details siehe Abschnitt 4.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Details siehe Abschnitt 5.

2. Hosting und Empfänger der Daten

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir die folgenden Dienstleister als Empfänger personenbezogener Daten ein. Mit allen Anbietern haben wir die nach Art. 28 DSGVO erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen.

Hosting (Hetzner)

Webseite, Anwendungs-Backend und Datenbank werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben.

Eine Datenübermittlung in Drittländer findet im Rahmen des Hostings nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Telefonie (Telnyx)

Eingehende Telefonate werden über Telnyx LLC vermittelt. Verarbeitet werden Telefonnummer, Audio und Verbindungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer von uns konfigurierten Datenresidenz in Frankfurt am Main; eine Übermittlung von Gesprächsinhalten und Verbindungsdaten in die USA findet im Regelbetrieb nicht statt.

Soweit im Einzelfall (z. B. zu Support-Zwecken) ein Zugriff aus den USA erfolgt, ist Telnyx als Auftragsverarbeiter durch EU-Standardvertragsklauseln gebunden und zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Auftragsverarbeitung Art. 28 DSGVO.

KI-Sprachverarbeitung (Google)

Für die Sprachverarbeitung im KI-Telefonassistenten nutzen wir KI-Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Verarbeitung erfolgt über einen EU-Endpunkt. Soweit eine Übermittlung in die USA erforderlich ist, findet diese auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln statt; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.

Im Rahmen des von uns genutzten kostenpflichtigen Tiers verarbeitet Google die übermittelten Daten ausschließlich zur Erbringung der API und nutzt sie nicht zum Training oder zur Verbesserung seiner Modelle.

Wir verwenden die Inhalte von Gesprächen unsererseits ebenfalls nicht, um KI-Modelle zu trainieren, weiterzuentwickeln oder zu verbessern. Eine optionale Feinjustierung (Fine-Tuning) eines Modells erfolgt — falls überhaupt — ausschließlich für das jeweilige Bestattungsinstitut und nicht zur Verbesserung allgemeiner Modelle.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Auftragsverarbeitung Art. 28 DSGVO.

Transaktionale E-Mails (AWS SES)

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Anmeldecodes, Anrufzusammenfassungen an das Bestattungsinstitut) nutzen wir Amazon Simple Email Service in der Region eu-central-1, Frankfurt am Main. Anbieter ist die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg.

Eine Datenübermittlung in die USA durch die AWS-Mutter findet auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln statt; die Amazon Web Services, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Observability (Dash0)

Für Monitoring und Fehlerdiagnose nutzen wir die Dash0 GmbH, München, Deutschland. Verarbeitet werden technische Telemetriedaten (Logs, Traces, Metriken). Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit sie in technischen Telemetriedaten enthalten sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Stabilität und Sicherheit).

3. Verantwortliche Stelle und Pflichtinformationen

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

0815 Software UG (haftungsbeschränkt)
Hartstr. 16
90475 Nürnberg
Deutschland
Vertreten durch: Marc Römmelt, Geschäftsführer
Handelsregister: Amtsgericht Nürnberg, HRB 45901
E-Mail: marc@0815.software

Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Die Voraussetzungen nach § 38 BDSG sind derzeit nicht erfüllt (weniger als 20 mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigte Personen). Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an marc@0815.software.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Account-Daten werden für die Dauer des Vertrags gespeichert; nach Vertragsende erfolgt die Löschung innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Art) entgegenstehen. Daten, die wir im Auftrag eines Bestattungsinstituts verarbeiten, werden nach den Regelungen des AVV gelöscht.

Rechtsgrundlagen im Überblick

Soweit nicht im Einzelfall anders angegeben, stützen wir die Datenverarbeitung auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) — für die Bereitstellung des Dienstes und die Erfüllung des Nutzungsvertrags.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) — für gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) — für die technisch sichere und stabile Bereitstellung des Dienstes, Logging und Sicherheitsmaßnahmen.
• Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung) — für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag eines Bestattungsinstituts.

Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
lda.bayern.de

4. Datenverarbeitung im Dienst

Account-Erstellung und Login

Zur Nutzung des Dienstes ist eine Registrierung erforderlich. Wir verarbeiten dabei die E-Mail-Adresse und optional Name, Telefonnummer und Institutsname. Die Authentifizierung erfolgt passwortlos per Einmal-Code (OTP) oder Magic-Link via E-Mail. Wir speichern keine Passwörter.

Beim Login werden zusätzlich technische Daten verarbeitet (insbesondere IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt des Zugriffs, Session-Identifier). Diese Daten dienen der Authentifizierung und dem Schutz vor unberechtigten Zugriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies und Session-Management

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies und Session-Speicher ein. Diese dienen der Aufrechterhaltung der Anmeldung, der Speicherung von Spracheinstellungen sowie der sicheren Übertragung von Formulardaten (CSRF-Schutz). Tracking-Cookies, Analyse-Tools, Werbedienste oder Social-Plugins werden nicht eingesetzt. Eine Einwilligung über einen Cookie-Banner halten wir daher für nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch notwendige Speicherung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Telefonkanal (im Auftrag des Bestattungsinstituts)

Wenn ein Anrufer ein an Callura angebundenes Bestattungsinstitut anruft, verarbeiten wir das Gespräch im Auftrag des Instituts (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO). Verarbeitet werden Telefonnummer, Audio des Gesprächs, KI-generierte Transkripte und strukturierte Auswertungen (z. B. Name des Anrufers, Bezug zur verstorbenen Person, Sterbeort, Dringlichkeit, Rückrufwunsch).

Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-Telefonassistenten sprechen, und können das Gespräch jederzeit beenden oder eine Weiterleitung an eine menschliche Mitarbeiterin / einen menschlichen Mitarbeiter verlangen. Speicherdauer und weitere Details ergeben sich aus dem AVV mit dem jeweiligen Institut.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Im Sterbefall-Kontext kann es vorkommen, dass Anrufer Daten besonderer Kategorien im Sinne von Art. 9 DSGVO mitteilen (insbesondere Daten zur Gesundheit oder zum Tod der verstorbenen Person, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen im Zusammenhang mit Bestattungsritualen). Diese Daten werden im Auftrag des Bestattungsinstituts verarbeitet, soweit dies für die Auftragserteilung an das Institut erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. e oder f DSGVO).

Die Audioaufzeichnungen und Transkripte werden nach Abschluss der Übergabe an das Institut nach den im AVV vereinbarten Fristen gelöscht; die strukturierten Auswertungen verbleiben beim Bestattungsinstitut als Verantwortlichem.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO

Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI-gestützte Sprachverarbeitung dient ausschließlich der Konversation und der strukturierten Erfassung des Anliegens; verbindliche Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber den Betroffenen (z. B. Annahme oder Ablehnung eines Bestattungsauftrags) werden vom jeweiligen Bestattungsinstitut getroffen.

Server-Log-Dateien

Beim Zugriff auf den Dienst werden automatisch technische Daten in Server-Log-Dateien gespeichert, die der Browser an uns übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Diese Daten werden zur technischen Sicherheit und Stabilität verarbeitet. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Log-Dateien werden in der Regel nach 30 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und vor Angriffen geschützten Betrieb des Dienstes überwiegt die Interessen der Betroffenen, da nur technisch notwendige Daten kurzzeitig und ohne Profilbildung verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Der Dienst nutzt durchgängig eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers „https://" anzeigt und ein Schloss-Symbol erscheint.

5. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Übertragung der Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht.
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (siehe Abschnitt 3).

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an marc@0815.software. Wir bearbeiten Anfragen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Bei besonders komplexen Anfragen kann sich diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern; in diesem Fall informieren wir Sie über die Verlängerung und ihre Gründe.

Wichtig für Anrufer von Bestattungsinstituten: Wenn Ihre Daten im Rahmen eines Anrufs an ein Bestattungsinstitut verarbeitet werden, ist dieses Institut der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Bitte richten Sie Ihre Anfrage in erster Linie an das jeweilige Institut. Anfragen, die uns direkt erreichen, leiten wir unverzüglich an den Verantwortlichen weiter.

6. Hinweise nach EU AI Act (Art. 50)

Der Dienst setzt KI-Systeme zur Sprachverarbeitung ein. Wir kommen der Transparenzpflicht nach Art. 50 EU AI Act (ab 02.08.2026 unmittelbar anwendbar) bereits jetzt nach: Anrufer von Bestattungsinstituten, die mit unserem Sprachassistenten interagieren, werden zu Beginn jedes Anrufs darauf hingewiesen, dass sie mit einer KI kommunizieren.

7. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.